オンラインミーティングでやるとよい、7つのこと

オンラインミーティングをうまく進めるためのポイントとは？

コロナ禍で、世界中でオンラインミーティングが増えています。

弊社は、もともと居住地を問わずにメンバーを募っているため、コロナ禍に限らずオンラインミーティングが日常となっています。

そうした経験から、オンラインミーティングをより有意義なものとするための視点を7つほどご紹介します。

1. 報告事項など、共有したいことは事前にチャットで共有しておく

   特にオンラインにおいては、特定の人が長く話す（10分以上）と、他のメンバーの集中力を切らしてしまいやすい。また、口頭の報告ではなく、できれば文字や図表を用いて、視覚的に共有する。それを事前に行うことで、ミーティング時は報告をふまえた対話・議論に集中できる。

2. 議題も事前に明確にしておいて、事前に自分の意見を書き込める場合はそうしておく

   当日、集まってから「何を話しましょうか？」となると、一気に場がゆるんでしまう。それが大切な時もある（あえて雑談するような）が、基本的には、どんな対話・議論をするか？を参加者一人ひとりが事前にざっくり考えた上で話し合いに臨んだほうが、有意義な場となりやすい。

3. オンラインミーティング時は、当人が話したいこと。皆が集まったからこそできること（対話・議論）に集中する

   ※報告事項や、知らない一部の人にだけ情報を共有する時間はもったいない。

4. ミーティングは録画し、議事録的に保存。別途議事録をつくるようなことはしない

   議事録作成には多くの時間を要するが、実際にそれが活用される機会は少ない。でれば、動画で保管し、本当に必要な場合のみ見返すほうが効率的だと思われる。

5. 録画したものを文字起こしソフトを使って文字化する

   現時点で、どのアプリでも精度は8割～9割程度だが振り返りには十分。はっきり思い出したいところは動画を見る。

6. 議論や対話時に出たキーワードや事例は、その場で検索して共有するなど、検索→画面共有による即時的共有を積極的に行う

   話し合いにおいて「意味の共有」「主張の背景・理由の共有」はとても大切だが、オンラインでればそれが比較的容易にできる。それをフル活用していく。

7. ガントチャートや付箋・模造紙代わりのホワイトボードなどは、クラウドサービスを使い、全員で同時編集しながら進める

   誰かが入力している間、ほかの人が待つようなことを極力しない。大人数で一緒に作る。作業することがしやすいのもオンラインの利点の一つ。

1～3は、リアルのミーティングであっても大切なことだと思います。

全員が経営者である会社は、対話が欠かせない。

弊社は、全員が資本参加し、何の仕事をやるのか？報酬はどうするか？などを自分で決める「共同経営体制」で運営しています。

全員が経営者。

を実現しようと、このような形をとっているのですが、

最大のリスクは

「皆が自分の価値基準で動き、会社がバラバラになってしまうこと。相乗効果が発揮できないこと」

にあると考えています。

そうならないために欠かせないのが、チームビルディングや課題解決に必要な対話・議論です。

それぞれのクライアントに関する情報は事前に報告しておき、経営会議の場は対話・議論に集中する。

特に、何のために？何が大切なの？何を優先する？などについて話し合う対話を重視しています。

その対話に集中するために、それ以外のことはできる限り無駄なく、効率的に行う。

その探求過程でうまれたのが、上記７つのことです。

これからも、理想的なチームを目指して、ミーティングのあり方を探求していきます。

伊藤 史紀